etika berkomunikasi menggunakan telepon

Etika Berkomunikasi melalui Telepon

Etiket Menelpon
Cara menelpon yang menyenangkan dan efisien sangat berpengaruh terhadap nilai sekretaris yang baik. Telepon merupakan sarana yang penting untuk berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu seorang sekretaris dalam menangani baik telepon masuk maupun telepon keluar hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :

• melatih suaranya agar enak didengar
• suara diatur agar tidak terlalu tinggi dan rendah
• ucapan yang jelas
• perlihatkan sikap dan kata-kata yang baik

Etiket Menelpon yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris, yaitu :

        

 Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan    telepon

1. Berhati-hatilah jangan sampai nada kesal kentara dalam pembicaraan telepon anda
2. Suara Anda mewakili pimpinan, sikap anda mencerminkan pimpinan dan perusahaan anda.
3. Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia, kecuali kalau anda yakin pengamanannya sempurna
4. Pembicaraan telepon jangan keras, karena akan mengganggu rekan kerja anda. Tetapi harus ringkas dan terbatas soal yang penting saja, dan jangan menggunakan telepon untuk bergunjing.
5. Siapa yang berhubungan dengan pimpinan harus menyebutkan namanya.
6. Diwaktu menelepon jangan berbicara dengan orang ketiga.
7. Batasi pembicaraan pribadi sedikit mungkin, urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangkan bagi siapapun yang ikut mendengar.
8. Jangan membuang suku kata yang seharusnya diucapkan, misalnya "mengerjakan" menjadi "ngerjakan".
9. Menyampaikan pembicaraan harus lancar, dan nada suara jangan datar.
10. Pakailah nama pembicara : "Selamat pagi, Bapak Falah ...".
11. Bertanya dengan baik : "Boleh saya mengetahui siapa yang berbicara?", jangan "ini siapa?"
12. Jika pimpinan tidak ada, anda tidak mampu mengatasi persoalan, jangan memberitahukan dimana pimpinan berada (mungkin pimpinan merasa terganggu).
13. Kita menjanjikan pimpinan akan menelepon kembali karena tidak bisa maka kita perlu menelepon pembicara dan menjelaskan persoalannya serta yakinkan anda akan melakukannya begitu kesempatan memungkinkan.
14. Jangan berkata, : "tunggu sebentar", atau "tunggu" sebaiknya tanyakan kepadanya apakah ia mau menunggu sementara, tawarkan untuk menelepon kembali.
15. Menutup pembicaraan, beri kesan ke pembicara bahwa anda senang bicara dengan dia, "Selamat pagi Pak Falah, terima kasih" atau "senang berbicara dengan Bapak, terima kasih". Tunggu pembicara mengucapkan "sampai bertemu lagi" lalu letakkan telepon perlahan-lahan.

Tata Cara Menangani Telepon Masuk

• Begitu telepon berdering, sekretaris harus sekretaris segera meningkat telepon, jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
• Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.
• Menjawab telepon hendaknya dengan singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya "Selamat pagi PT. Mahakam Trade". Hindari penggunaan kata "halo".
• Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian.
• Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-
• Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus 
• kata asing atau nama yang sulit.diulang agar dapat dicek kebenarannya.
• Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

Tata cara menangani telepon keluar

• Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku telepon.
• Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note.
• Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf.
• Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelpon.
• Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik.

Membuat janji temu melalui telepon

Membuat janji temu atau pesan sesuatu melalui telepon hendaknya menggunakan "Lembar Pesan Telepon / Tamu". Hal-hal yang perlu dilakukan, yaitu :

1. mengisi tanggal dan waktu perjanjian, masalah yang akan dibicarakan, dan tempat janji temu
2. Setelah mengisi "Lembar Pesan Telepon / Tamu", sekretaris harus meletakkan di tempatnya langsung dapat dilihat oleh pimpinan.
3. Apabila pimpinan menyanggupi waktu pertemuan yang diajukan, segera buat penegasan kepada si penelepon.
4. Setelah mendapat penegasan, langkah selanjutnya adalah mencatat perjanjian tersebut pada tanggalan meja sekretaris